4 consigli per aumentare la tua credibilità

Comunicare in modo efficace è senza dubbio una delle abilità più importanti per il tuo successo sul lavoro e nel resto della tua vita. Quando puoi articolare il tuo punto di vista, esprimere compassione e presentare il tuo caso in modo brillante, costruisci credibilità, fiducia, relazioni e avanzi nella tua carriera.

Ma sfortunatamente, anche la comunicazione può essere impegnativa, con troppo poco tempo, troppe divisioni tra le persone e tante idee complesse da condividere. Ma un nuovo studio dimostra quali tipi di comunicazione apprezzano le persone e quindi come puoi lavorare al meglio con gli altri e trarne i frutti.

La comunicazione ha grandi impatti

Le capacità di comunicazione hanno un impatto significativo sull'efficacia e la credibilità. Infatti, secondo uno studio condotto da Università di Bologna e Wilmar Schaufeli dell'Università di Utrecht.

E in un altro studio del Università di Münster, le persone hanno giudicato lo stile di comunicazione al di sopra delle credenziali professionali nel valutare l'affidabilità e la credibilità dei contenuti e degli esperti.

La sfida

La comunicazione è una sfida per molti, tuttavia, e il 59% dei lavoratori della conoscenza è preoccupato per la ridotta efficacia della comunicazione, soprattutto perché lavorano in modo ibrido, secondo uno studio condotto da Grammarly. I leader aziendali nello studio stimano che i membri del loro team perdano una media di 7.5 ore alla settimana a causa di scarsa comunicazione, con il 72% che riferisce che il proprio team ha avuto difficoltà con l'efficacia della comunicazione.

Inoltre, il 90% delle persone ha affermato che una scarsa comunicazione ha impatti negativi come l'aumento dei costi (45%), le scadenze non rispettate (39%), il calo della reputazione del marchio (34%) o la riduzione della produttività (28%). E uno studio di Pumble ha mostrato che l'86% delle persone ritiene che la mancanza di capacità di comunicazione e collaborazione efficaci sia la causa principale del fallimento sul posto di lavoro e che quando i team comunicano in modo efficace, la produttività può aumentare fino al 25%.

Comunicare meglio

Ma è possibile comunicare in modo più efficace e godere di maggiori ricompense della comunicazione, come una maggiore credibilità e migliori relazioni.

# 1 - Sii selettivo

L'e-mail può avere una cattiva reputazione come perdita di tempo, ma la maggior parte delle persone la preferisce. Infatti, secondo uno studio di LiveCarriera, è in cima alla lista in termini di come le persone vogliono comunicare sul posto di lavoro. Queste sono le forme di comunicazione di lavoro preferite dalle persone:

• E-mail, 49%
• Telefonate, 23%
• App di messaggistica istantanea, 21%

E in un mondo con troppe riunioni, l'e-mail può essere una gradita alternativa. In uno studio di mmhmm, il 57% delle persone ha affermato che una riunione avrebbe potuto essere evitata utilizzando un'e-mail, spesso o molto spesso.

Sii consapevole di ciò che le persone preferiscono in generale e usa la posta elettronica con sicurezza, soprattutto quando la posta elettronica può sostituire una riunione. Inoltre, usa la regola del cinque con la posta elettronica. Se la lettura di un'e-mail richiede più di cinque minuti, include più di cinque righe o richiede più di cinque scambi per ottenere una risoluzione, potrebbe essere meglio rispondere al telefono. D'altra parte, se devi comunicare molti dettagli a cui le persone dovranno fare riferimento in seguito, l'e-mail potrebbe essere la modalità di comunicazione perfetta.

Ma considera anche ciò che le persone preferiscono. Per alcuni, inviare messaggi di testo per motivi di lavoro è una violazione inappropriata dei confini, ma per altri è ben accetta. Oppure, in alcuni casi, potresti perdere qualcuno con una chat di Teams, ma catturarli facilmente tramite e-mail. E per il venditore che è sempre in macchina, le telefonate potrebbero funzionare meglio.

#2 – Vai in diretta

Sebbene gran parte del lavoro sia andato a distanza, c'è ancora un enorme valore nella comunicazione dal vivo. Secondo lo studio LiveCareer, l'83% degli intervistati concorda sul fatto che la comunicazione online ha maggiori probabilità di causare incomprensioni rispetto alla comunicazione di persona. È interessante (o spaventoso) che ciò fosse particolarmente vero nel settore sanitario, dove il 97% credeva che la comunicazione online causasse confusione.

E l'81% delle persone ritiene che la comunicazione online richieda più tempo rispetto alla comunicazione di persona. Potrebbe essere necessario più tempo per connettersi, ma una volta fatto, probabilmente troverai più facile risolvere domande o condividere informazioni di persona.

La magia della comunicazione faccia a faccia è ovviamente la densità di informazioni su cui sei in grado di lavorare. Puoi condividere sfumature di informazioni ed emozioni associate a un problema e arrivare rapidamente alla risoluzione quando puoi includere le informazioni non verbali che provengono da discussioni dal vivo. Anche le telefonate consentono una maggiore densità di scambio di informazioni attraverso toni di voce, velocità di parola o pause nella conversazione.

E le discussioni dal vivo costruiscono anche relazioni in modo più efficace. Quando condividi uno sguardo al cielo o una scrollata di spalle, stai affidando a qualcuno le tue emozioni o la tua incertezza. Quando ti pieghi in avanti, stabilisci un contatto visivo, offri compassione o ridi insieme, dimostri la tua attenzione e presenza con qualcuno.

Quindi, presentati in ufficio, chiama qualcuno sulla tua piattaforma video o rispondi al telefono per risolvere i problemi.

# 3 - Investi tempo

Se passi il tempo a controllare le email, sei in buona compagnia. La maggior parte delle persone (40%) passava dalle due alle tre ore al giorno a controllare la posta elettronica. Questo è stato seguito dal 33% delle persone che hanno trascorso solo una o due ore.

Il tempo trascorso dalle persone a controllare la posta elettronica era in parte basato sul mandato. Quelli con solo uno o due anni di esperienza lavorativa hanno trascorso meno tempo a controllare la posta elettronica e quelli con il mandato più lungo hanno trascorso più tempo. Ciò potrebbe essere basato sul traffico di posta elettronica che hanno ricevuto o sulle posizioni in cui si trovavano. Se le persone espandono le loro connessioni e influenzano le loro carriere, potrebbero trovarsi in più comunicazioni o loop di posta elettronica, richiedendo il loro tempo e la loro attenzione.

Apparentemente è difficile ripulire la casella di posta elettronica. Nonostante il 69% delle persone che trascorrono da una a tre ore a ordinare ed eliminare le e-mail ogni settimana, solo il 38% ha mai avuto il dolce sapore della "posta in arrivo zero" senza e-mail in coda.

Comunicare in modo efficace richiede tempo, ma ne vale anche la pena. Leader che lo sono presente e accessibile tendono ad essere quelli di cui ci si fida di più. E i colleghi che sono reattivi e bravi a seguire sono quelle persone che tendono a preferire lavorare con. Le abitudini che ti rendono più accessibile e reattivo riducono i pregiudizi di prossimità e aumentano la tua credibilità.

Quindi controlla le e-mail e rispondi rapidamente a quelle facili o su cui le persone ti stanno aspettando per continuare il proprio lavoro. Quindi dai la priorità alle e-mail che sono importanti, ma che richiedono più tempo o concentrazione. E raggruppali in modo da poter impostare blocchi di tempo per rispondere quando hai un periodo concentrato.

# 4 - Sii reattivo

Le aspettative per i tempi di risposta alle e-mail sono aumentate, con la maggior parte delle persone che desidera una risposta a un'e-mail entro poche ore:

• 1-2 ore, 19%
• 3-6 ore, 39%
• 7-12 ore, 32%
• 13-23 ore, 7%
• 24 ore e più, 3%

Inoltre, le persone rispondono spesso alle e-mail al di fuori dell'orario di lavoro, con l'84% che afferma di controllare la posta in arrivo al di fuori dell'orario di lavoro. Alla domanda sulla frequenza con cui controllano la posta elettronica, il 49% ha dichiarato di controllare la posta ogni poche ore, il 20% ogni ora e il 24% una volta al giorno.

La tua scommessa migliore sarà controllare la posta elettronica a una velocità che corrisponda alle tue esigenze lavorative e al tuo stile. Se ricopri un ruolo che richiede un follow-up più immediato, ovviamente vorrai controllare più spesso. Ma puoi anche considerare la tua preferenza per i confini.

Per alcune persone, controllare più regolarmente in realtà allevia lo stress: portare a termine le cose e togliersi dai piatti e offrire soddisfazione. Per altre persone, potrebbe funzionare meglio impostare contenitori di tempo durante il giorno in cui è possibile occuparsi delle e-mail tutte in una volta.

Puoi anche stabilire dei confini con i colleghi. Sii trasparente su come desideri ricevere comunicazioni, quanto spesso controllerai e cosa possono aspettarsi le persone in termini di follow-up. Essere aperti sui tuoi approcci al lavoro può aiutare sia te che i tuoi colleghi a essere più efficaci, sapendo cosa aspettarsi l'uno dall'altro.

L'equilibrio

La tua credibilità professionale si basa su molti fattori, ma follow-up, follow-through e un'ottima comunicazione sono in cima alla lista in termini di come le persone ti apprezzeranno, impareranno a contare su di te e desiderano lavorare con te.

Stabilisci limiti sani per te stesso, ma considera anche ciò di cui i compagni di squadra hanno bisogno da te per avere successo. Bilanciare i tuoi bisogni e quelli degli altri contribuisce al tuo successo, ma anche alla tua felicità e realizzazione.