Meno riunioni possono invertire l'abbandono silenzioso? La ricerca dice "Sì"

Secondo a nuovo studio dalla società di software Otter.ai e dall'Università della Carolina del Nord a Charlotte. I partecipanti hanno riferito di avere troppe riunioni nei loro calendari, il che li fa sentire "infastiditi" e "frustrati".

In altre notizie... l'acqua lo è legge.

Le riunioni interne sono state un'area spinosa per più di un decennio, ma la leva esercitata dai dipendenti durante le dimissioni di massa dovrebbe motivare i leader a riesaminare questo aspetto della loro organizzazione. Come esperto sul posto di lavoro con diversi libri e a TED parlare sulla semplificazione, “zero incontri” è da anni il mio grido di battaglia.

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Attraverso il processo di ricerca Perché Simple Wins, ho riscontrato che la complessità del posto di lavoro deriva da due fonti: l'organizzazione stessa ed singoli dipendenti. La complessità organizzativa si riferisce alle normative del settore, nonché al numero di persone, passaggi, decisioni e punti dati necessari per fare qualcosa di significativo nella tua azienda. Ad esempio, il numero di approvazioni nel processo di assunzione o i requisiti di conformità per la gestione dei dati dei consumatori nel Regno Unito o in Corea del Sud.

La complessità individuale, d'altra parte, si riferisce alla burocrazia creata da una persona o da una singola organizzazione. Un esempio del mondo reale è quel vicepresidente che tiene una riunione settimanale di cinque ore o la business unit con un talento speciale per PowerPoint contenenti oltre 200 diapositive.

Nella tua azienda, le riunioni sono influenzate dalla cultura organizzativa e dalle persone che le guidano e le frequentano. Per sradicare la complessità nelle riunioni che conduci o a cui partecipi, rispondi alle seguenti sei affermazioni con "Coerentemente", "A volte", "Raramente" o "Mai".

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1. Trascorro il 20% o meno del mio tempo ogni settimana in riunioni/chiamate improduttive.

2. Gestisco/incoraggio il mio team a operare con in mente la semplificazione.

3. Gli incontri che conduco iniziano e finiscono in tempo.

4. Le riunioni nella mia org hanno uno scopo e un'agenda chiari.

5. Alle riunioni a cui partecipo sono invitate solo le persone essenziali.

6. Mi sento a mio agio nel rifiutare gli inviti alle riunioni o nel delegare la partecipazione a qualcun altro.

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Calcola il tuo totale utilizzando il seguente scorecard per ogni risposta:

· Coerentemente = 0

· A volte = 1 punto

· Raramente = 2 punti

· Mai = 3 punti

Se hai contato Da 1 a 4 punti, cerca opportunità per semplificare le riunioni nella tua organizzazione. In questo momento, questo aspetto della tua vita quotidiana è funzionale, ma almeno una risposta "Mai" o "Raramente" sta creando complessità. Esamina quell'area e correggi il corso ora per evitare la contaminazione in altri aspetti dell'attività.

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Se il tuo totale è Da 5 a 9 punti, le riunioni nell'organizzazione mostrano sintomi di complessità e, se non selezionate, si diffonderanno probabilmente ad altri aspetti delle operazioni. Prendi in considerazione l'esecuzione immediata di un audit della riunione per determinare quali riunioni sono utili e quali dovrebbero essere gettate in un lago di fuoco.

Se hai segnato Da 10 a 14 punti, le riunioni sono una delle principali fonti di complessità. È probabile che il problema vada oltre l'organizzazione e si estenda all'intera azienda. Con la complessità che interessa tutto, dalle riunioni di stato e sessioni di brainstorming alla pianificazione e al processo decisionale, la tua azienda è presumibilmente bloccata in prima marcia su più fronti.

Infine, se hai calcolato una somma di 15 o più, le riunioni hanno raggiunto livelli di complessità pericolosi. Anche se le risorse aziendali vengono sprecate a un ritmo allarmante, i dipendenti hanno accettato lo status quo. Le persone sono rassegnate a una mentalità di abbandono tranquillo o stanno attivamente cercando di sabotare gli agenti del cambiamento. In ogni caso, lo stato delle tue riunioni richiede un'attenzione immediata.

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Ora condividi le sei affermazioni e la diagnosi con i tuoi team e chiedi loro di generare i probabili motivi per cui la complessità ha dirottato le riunioni e offri idee per semplificare. Pianifica una sessione per discutere sia i motivi che le soluzioni, che dovrebbero essere acquisiti su una lavagna.

Dopo aver discusso la fattibilità delle soluzioni, vota su tre da implementare immediatamente e fallo. Esempi di soluzioni potrebbero includere "limitare le riunioni a un massimo di otto partecipanti" o "ogni invito a una riunione deve includere un ordine del giorno" e "impegnarsi per i venerdì senza riunioni". Per evitare un ritorno all'attività come al solito, prendi in considerazione la creazione di un mantra per l'incontro con queste aspettative e condividilo con l'intera azienda.

Se hai bisogno di convalidare questo nuovo approccio all'azienda più grande, includi un promemoria che le riunioni sono costose. Ridurre o eliminare le riunioni non necessarie non solo migliorerà il morale dei dipendenti e aumenterà la fidelizzazione, ma anche aiuta le organizzazioni a ridurre drasticamente i costi. Per le aziende con 100 dipendenti, il risparmio è di circa $ 2.5 milioni all'anno e per le aziende con 5000 dipendenti, la cifra aumenta a oltre $ 100 milioni.

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Esaminare come vengono condotte le riunioni nell'organizzazione ed eliminare quelle che hanno esaurito la loro utilità può aiutare a trattenere i dipendenti e indirizzare l'azienda verso una maggiore produttività. Incoraggia il tuo team a rifiutare qualsiasi riunione senza uno scopo chiaro, un decisore o un'agenda e premia i dipendenti che dimostrano costantemente coraggio in questo settore. Continua a mettere in discussione le nuove riunioni e a semplificare le riunioni in corso e assisterai a un passaggio dall'abbandono tranquillo verso un modo di lavorare più intelligente e semplice.