Caos in casa: gestione della complessità del posto di lavoro

In un precedente articolo, ho parlato di come la complessità del posto di lavoro e il sovraccarico di lavoro agiscano come un'ondata di resistenza che spinge contro tutti gli sforzi da parte dei leader per portare avanti l'organizzazione. E ha spiegato come nel tempo possa trasformarsi in uno tsunami che travolge e annega la forza lavoro.

Quando ciò si verifica, le prestazioni peggiorano poiché i leader diventano più frustrati e disorientati. Più inquietante è il modo in cui il morale della forza lavoro si deteriora e i lavoratori iniziano a pensare alle loro opzioni, come saltare la nave. Riparare questa situazione è nel migliore dei casi difficile e, in molti casi, è addirittura impossibile senza una nuova leadership.

Gran parte del lavoro accademico è stato condotto sul posto di lavoro e sul suo impatto sulla forza lavoro. Ecco un paio di punti che troverai più e più volte:

• La complessità e il sovraccarico del posto di lavoro sono in aumento e hanno un impatto diretto sulle prestazioni organizzative.
• Nel tempo, un luogo di lavoro caotico non solo degraderà le prestazioni dell'organizzazione, ma denigrerà anche la cultura dell'organizzazione.

Il compianto Peter Drucker, proclamato il guru del management del secolo da Il New York Times, ci ha ripetutamente ricordato: "Il caos è un'opportunità, non una minaccia". Ha propagandato questa convinzione nel corso della sua carriera di oltre cinquant'anni come consulente di gestione. Credeva che trasformare il caos in opportunità fosse un segno di un grande leader.

Dimostrò più e più volte che era così. Ma le cose stanno cambiando? L'attuale cambio di paradigma è diverso? Poiché la proliferazione della tecnologia continua a rendere il posto di lavoro un ambiente sempre più complesso in cui svolgere le cose, è possibile trasformare il caos in opportunità.

In una certa misura, tutte le aziende sperimentano un certo livello di caos, ma di solito è gestibile. Oserei dire che guidare in un ambiente caotico è oggi più diffuso che mai. Ciò che preoccupa di più i leader è che logora lo spirito umano. Combattere con il caos sul posto di lavoro oggi è molto più complicato di quanto non fosse una volta ma molto più necessario. Credo che Drucker abbia ragione. I grandi leader si alzeranno al di sopra della mischia, trasformando il caos in opportunità per ottenere il vantaggio competitivo. Su cui puoi contare!

Quando l'ambiente di lavoro diventa caotico, di solito ci sono molti fattori in gioco e nessuno contribuisce in modo maggiore dell'enorme volume del flusso di lavoro. Il sovraccarico di lavoro è il risultato diretto di una sovrabbondanza di flusso di lavoro. Quando il volume del flusso di lavoro supera la capacità umana di far fronte, si insinua il caos.

Un importante studio che amplifica il modo in cui il volume del flusso di lavoro da solo può portare al caos sul posto di lavoro è stato pubblicato nel Journal of Organizational Behavior nel 2020. Intitolato “Modelli dinamici di flusso sul posto di lavoro,” ha concluso quanto segue:

1. Il flusso sul posto di lavoro rappresenta un alto grado di variabili interne all'individuo (che riguardano il sé) caratterizzate come caotiche nel 75% dei casi studiati.
2. Alti livelli di flusso sono associati al caos.
3. Livelli differenti dell'esperienza del flusso visti come fusione di azioni, consapevolezza, età e tipo di lavoro sono associati all'emergere di modelli diversi, spesso indesiderati (p. es., caotici, casuali).

Questo studio, come tanti altri sul posto di lavoro e sulle dinamiche della forza lavoro, lascia pochi dubbi sul fatto che il volume del flusso di lavoro da solo è sufficiente a trasformare il posto di lavoro nel caos. Questo fa sì che i leader si sentano sopraffatti nel tentativo di tenere il passo. Lo studio ha anche mostrato che più a lungo persiste il caos sul posto di lavoro, più le prestazioni peggiorano.

Un dirigente senior di un cliente sanitario che stava incontrando molti problemi per ottenere il controllo sulla direzione delle prestazioni organizzative potrebbe averlo detto meglio quando ha dichiarato: "Abbiamo il caos in casa!" Questo è l'inizio della fine per molti leader, come nel caso di questo leader. Riprendere il controllo su un luogo di lavoro caotico di solito richiede che l'organizzazione sostituisca l'attuale leadership.

Mentre discuteva di come la proliferazione della tecnologia contribuisce al caos sul posto di lavoro con il defunto Pete Bradshaw, presidente di Organizational Consultants Inc., professore della School of Organizational Management presso l'Università del North Carolina e consulente aggiunto della nostra azienda, ha condiviso: " Una delle cause primarie del caotico ambiente di lavoro di oggi deriva dal sovraccarico di lavoro. I dirigenti stanno utilizzando la tecnologia come arma per ridurre l'organico che in larga misura è responsabile dell'aumento del carico di lavoro. Nel tempo, i dipendenti diventano meno attenti, meno coinvolti e meno produttivi, portando a scarse prestazioni organizzative".

Anch'io ho assistito a leader che usano la tecnologia per giustificare il contrattare l'elastico delle risorse pensando che solo essa consentirà all'organizzazione di fare di più con meno. Valutare periodicamente il rendimento del capitale umano e apportare gli adeguamenti appropriati è positivo e necessario. Tuttavia, mentre i leader riducono la forza lavoro, si rendono conto che il volume del carico di lavoro aumenta proporzionalmente sui lavoratori rimanenti.

L'atteggiamento del “fare di più con meno” è un dato di fatto della vita organizzativa. Ma non essere ciechi sul fatto che c'è un limite oltre il quale l'organizzazione smette di funzionare del tutto e non importa quanta tecnologia viene accumulata per salvare la situazione, peggiora solo le cose!

Mentre l'ondata di resistenza creata dalla proliferazione della tecnologia continua a corrodere il midollo della vita organizzativa, i leader devono trovare soluzioni che semplifichino e non complichino le dinamiche del posto di lavoro e della forza lavoro. Ciò significa modificare il modo in cui i leader pensano e lavorano, non è mai una cosa facile da fare!