Per una comunicazione efficace Il tono (sorpresa!) Conta di più: 5 strategie per l'efficacia

Sai che la comunicazione è fondamentale per la tua credibilità ed efficacia, ma come tante cose negli ultimi anni, la sua importanza è stata elevata e la sua natura è cambiata. Con il lavoro ibrido e a distanza, la distanza crea la necessità di comunicare in modi nuovi e con una maggiore enfasi sulla scrittura e approcci asincroni.

Interessante, la comunicazione contribuisce alla salute mentale, inclusività, fiducia, fidelizzazione e cultura. E spicca un elemento della comunicazione: il tono. Il modo in cui il tuo messaggio è inquadrato e come viene percepito dai destinatari può fare la differenza per il tuo successo e il loro.

La comunicazione riduce la distanza

Nuove opportunità per lavorare lontano dall'ufficio, da luoghi remoti ea distanza hanno evidenziato gli impatti della comunicazione. Secondo i nuovi dati di Grammarly e l'Harris Poll, l'82% dei lavoratori della conoscenza afferma che lavorare da remoto aumenta la necessità di essere un comunicatore migliore.

Inoltre, le persone hanno difficoltà a rimanere in contatto con i colleghi e il 45% dei dipendenti afferma che le proprie connessioni personali hanno sofferto a causa del lavoro ibrido. Questa esperienza varia in base alla generazione, con il 59% della Gen Z, il 48% dei Millennial, il 45% della Gen X e il 28% dei Baby Boomer che dicono la stessa cosa.

Il 62% dei lavoratori afferma che sono necessarie migliori capacità di comunicazione per coltivare la diversità e l'inclusione. Ciò è particolarmente vero per il 75% dei lavoratori che si identificano come neurodivergenti, che riferiscono che una comunicazione inefficace è un ostacolo all'inclusione, mentre solo il 64% degli intervistati neurotipici è d'accordo. E il 77% di coloro per i quali l'inglese è una seconda lingua (ESL) riferisce che una comunicazione inefficace è un ostacolo rispetto al 68% di coloro per i quali l'inglese è la lingua principale.

Ma un'ottima comunicazione crea anche un'esperienza lavorativa positiva con il 52% dei lavoratori che afferma che la comunicazione asincrona rende il proprio lavoro più flessibile, il 42% dichiara di essere più produttivo e il 34% afferma di provare un maggiore senso di inclusione. Inoltre, una comunicazione efficace è considerata la ragione dell'aumento della soddisfazione per il lavoro per il 56% degli intervistati e del miglioramento delle relazioni con i colleghi per il 54%.

Tono e fiducia

Ci sono molti fattori in una comunicazione efficace, dal contenuto e tono all'empatia, modalità e piattaforma, ma il tono sembra essere particolarmente critico. Infatti, il 53% dei lavoratori della conoscenza afferma che il tono è più importante del contenuto della comunicazione. Ma il 71% ha difficoltà a scegliere le parole giuste per evitare di offendere gli altri e il 56% non è sicuro di trovare il tono corretto per la propria comunicazione.

Il tono ha un impatto significativo sul modo in cui le persone lavorano insieme. Se la comunicazione ha un tono positivo,

• Il 62% risponde più rapidamente
• Il 57% è più reattivo alle richieste future
• Il 48% affronta il problema o svolge il lavoro con una qualità superiore
• E il 59% percepisce il mittente in modo più positivo

Per coloro che si trovano in uffici diversi all'interno degli Stati Uniti, o in uffici diversi al di fuori degli Stati Uniti o che sono completamente remoti, ciascuna di queste percentuali aumenta tra il 3% e l'11%.

Creare il tono giusto

Trovare il giusto tono è un processo delicato e un raffinato mix di vari elementi di comunicazione. Ecco come ottenere il giusto equilibrio.

# 1 - Sii professionale ma amichevole

Uno dei primi modi per trovare il tono giusto è essere professionali, ma anche amichevoli. Dovrai affinare questo approccio per la tua cultura e il tuo ruolo, ma in generale le persone apprezzano un saluto piuttosto che immergersi direttamente nei tuoi contenuti. E un commento come "Spero che tu stia bene" o a breve riconoscimento del tempo o della stagione può fornire una pista positiva per uno scambio di affari.

Ti consigliamo di essere breve e soprattutto di utilizzare queste tattiche in un primo messaggio che apre un argomento. Ma poi vorrai concentrarti sull'attività in questione senza essere troppo formale. Confronta la tua migliore comunicazione con un guardaroba casual da lavoro in cui non ti presenti in pantaloni della tuta, ma nemmeno in un abito a tre pezzi. Sei concentrato sui risultati che devi raggiungere ma con una voce positiva.

#2 – Sii sicuro di te ma non arrogante

Nella tua comunicazione, sarai più efficace quando bilanci la fiducia con l'umiltà. Sii chiaro e abbi un punto di vista, ma chiedi anche input quando è appropriato. Con il tuo tono, fai sapere al mittente che hai le tue prospettive, ma apprezza anche le loro, sapendo che non hai tutte le risposte.

# 3 - Sii conciso ma non brusco

Avrai voglia di arrivare al punto nella tua comunicazione aziendale, ma evita di essere breve o brusco. Fornisci un contesto e non dare per scontato che le persone conoscano lo sfondo della tua comunicazione, a meno che tu non sia sicuro che lo sappiano. Modifica la tua comunicazione prima di inviarla in modo da fornire dettagli sufficienti senza sovraccaricare il lettore.

Sii anche chiaro su ciò che stai chiedendo. Prendi in considerazione l'idea di arrivare al punto all'inizio del tuo comunicato e quindi di fornire maggiori dettagli o retroscena nell'ultima parte del messaggio.

A volte ciò che non includi è importante quanto ciò che fai, quindi sii selettivo su ciò che dici e includi gli elementi più critici del contenuto. Inoltre, non abusare della parola scritta. Se una missiva scritta richiederà più di cinque minuti per essere letta, includerà più di cinque punti o richiederà più di cinque raffiche, probabilmente è meglio come chiamata veloce o scambio verbale.

# 4 - Sii avvincente ma non emotivo

Quando provi passione per un argomento o se sei arrabbiato o frustrato, presta particolare attenzione alla tua risposta. Avrai voglia di essere convincente nel sostenere qualcosa quando la situazione è giusta, ma evitare di essere sulla difensiva, emotiva o arrabbiata nel tuo tono. Se ti senti particolarmente carico, potresti prendere in considerazione l'idea di aspettare qualche ora prima di premere Invia o addirittura dormirci sopra prima di lanciare la tua nota.

#5 – Sii autentico ma non disattento

Soprattutto, vorrai essere te stesso nella tua comunicazione, allo stesso tempo sei attento a ciò che avrà più impatto sul destinatario (i) della tua comunicazione. Per qualcuno molto guidato dai dati, vorrai presentare le prove, o per qualcuno più sensibile potresti spendere una frase in più in una linea di riscaldamento. Ma non esagerare e fallo assicurati di essere autentico. Considera come verrà ricevuta la tua comunicazione e in che modo al destinatario piace di più ascoltare e comprendere meglio le informazioni.

È un miracolo

Grande comunicazione può costruire relazioni e aumentare la tua credibilità, ma devi affrontare molte barriere. Usi una parola che qualcun altro interpreta negativamente. Intendi un tono che il destinatario interpreta male. Ritardi la tua risposta e il tuo collega fa supposizioni errate sul motivo per cui l'hai fatto. E con la comunicazione scritta, ti mancano tutti gli indizi e i segnali non verbali. È un po' un miracolo che siamo in grado di comunicare quando rifletti sulle barriere.

Ma l'intenzionalità aiuta. Quando ti prendi il tuo tempo per comunicare bene, considera il tuo pubblico e anche rileggi e modifica, ne raccoglierai i frutti.

Inoltre, quando sei il destinatario della comunicazione, puoi concedere anche al mittente il beneficio del dubbio: conoscendo le barriere, puoi guardare oltre le parole letterali e ascoltare le intenzioni positive.

L'intento non è lo stesso dell'impatto

Hai sentito dire che l'intenzione non è uguale all'impatto e questo è particolarmente vero con la comunicazione scritta, la comunicazione asincrona e la comunicazione a distanza. Ma vale la pena fare lo sforzo per poter costruire relazioni, sviluppare la tua credibilità e avere successo brillantemente nel tuo lavoro.