Google ha appena lanciato gli Sprint di semplicità. Ecco la tua versione fai-da-te

Alla fine di luglio, Google ha annunciato il suo primo Simplicity Sprint, che mira a "risultati migliori in meno tempo". Secondo il CEO Sundar Pichai, Simplicity Sprints coinvolgerà i dipendenti nel lavorare con maggiore chiarezza ed efficienza; identificare quali dossi potrebbero essere rimossi per risultati migliori e più rapidi; e come adottare un approccio imprenditoriale per eliminare gli sprechi.

La maggior parte di noi non semplifica il proprio lavoro perché non sappiamo da dove cominciare. Cosa dovresti semplificare prima? E come fai a trovare il tempo per farlo? Inoltre, come fai a sapere qual è la burocrazia aziendale rispetto al lavoro che ti è consentito modificare?

Ho posto queste stesse domande un decennio fa, quando ho iniziato a intervistare persone in tutto il mondo per quello che è diventato Perché Simple Wins. Incredibilmente, ho riscontrato pochissime soluzioni alla complessità del posto di lavoro. A parte la metodologia software Agile e Lean Six Sigma, sinonimi di grandi produttori negli anni '90, le organizzazioni non avevano molte opzioni per la semplificazione.

Oggi non hai bisogno di un esercito di project manager o consulenti costosi per semplificare la tua giornata lavorativa. Tutto ciò di cui hai bisogno è il desiderio di apportare cambiamenti e la volontà di provare gli sprint fai-da-te di seguito.

1. Semplifica qualsiasi modulo/documento/report che richieda più di 30 minuti o tre dipendenti. Quali documenti, moduli o rapporti fanno schifo per la tua organizzazione? Sai se altri team stanno duplicando lo stesso sforzo o dati? Trova opportunità immediate per semplificare elencando ogni modulo/documento/rapporto che richiede più di 30 minuti o richiede più di tre membri del team per essere completato.

Da qui, decidi quali di queste attività potrebbero essere semplificate, sospese o eliminate. Se hai bisogno del consenso di qualcuno più in alto, usa un linguaggio orientato alla soluzione per inquadrare la tua richiesta (ad esempio, "questa modifica consentirà al nostro team di dedicare X numero di ore settimanali a obiettivi strategici come Y o Z"). Se nessuno perde l'attività entro il prossimo trimestre e non si verifica alcun impatto negativo, agisci per eliminarla per sempre.

2. Incoraggia e premia i dipendenti che creano soluzioni alternative che semplificano un processo frustrante o un'attività che richiede tempo. Quando i nostri dipendenti creano soluzioni alternative, è un segno che un processo o un sistema sta rallentando il loro flusso di lavoro. Supponendo che la salute o la sicurezza di nessuno siano a rischio, sono un grande fan delle soluzioni alternative. Esistono all'intersezione tra semplificazione e innovazione come opportunità per potenziare i membri del team e migliorare la produttività dell'organizzazione.

Per iniziare a rimuovere i colli di bottiglia ed premiando coloro che semplificano il tuo business, annuncia un contest mensile per la soluzione più efficace. Invita persone di ogni area e livello della tua azienda e rimuovi i nomi/le unità dei partecipanti dalle richieste per evitare pregiudizi da parte dei giudici. I criteri per "più efficace" variano in base al settore e alle dimensioni dell'organizzazione, ma assicurati che la ricompensa per le soluzioni alternative sarà effettivamente motivare i tuoi dipendenti.

3. Ospita sessioni di semplificazione settimanali o mensili. Invita i dipendenti e la dirigenza a venire preparati per identificare un'attività, una riunione o un processo che è inutilmente complicato o ridondante. L'obiettivo è eliminare, esternalizzare o semplificare il maggior numero possibile di queste attività durante la sessione. Prendi in considerazione l'idea di organizzare questi incontri in loco come un happy hour alle 4:XNUMX (birra e snack gratuiti tendono a incoraggiare la partecipazione) o programmali a l'ora d'oro per i tuoi team distribuiti.

Ogni organizzazione vuole prestazioni migliori. E la semplicità è la tua strada da seguire. A partire dalle tre tattiche di cui sopra, puoi iniziare a ritagliare la complessità e creare spazio per un lavoro più significativo. Non solo puoi condurre questi sprint virtualmente, di persona o ibridi, puoi scambiarli con riunioni o rapporti improduttivi che tu e il tuo team eliminate.