PEO, ASO e SaaS: scegliere l'opzione migliore

Se la tua piccola impresa si è espansa oltre una manciata di dipendenti, è probabile che tu abbia riconosciuto di non avere più il tempo o le competenze per gestire l'amministrazione delle risorse umane, concentrandoti anche sul lavoro che ami fare. Secondo un'indagine del servizio paghe Paychex, meno del 50% dei proprietari di piccole imprese si è descritto come "molto fiducioso" quando si trattava di valutare come la loro azienda gestiva le risorse umane. Questa mancanza di fiducia riflette la consapevolezza che le responsabilità delle risorse umane diventano sempre più complesse quando un'azienda cresce, con l'amministrazione delle imposte sui salari, la responsabilità legata al lavoro e il costo dell'assicurazione sanitaria di gruppo solo alcune delle sfide.

In genere, è il momento di assumere un professionista delle risorse umane a tempo pieno per la tua attività raggiunge circa 100 dipendenti. Ma che dire delle molte aziende che non sono a quella soglia, ma richiedono comunque competenze qualificate nelle risorse umane? Per queste aziende, l'esternalizzazione delle risorse umane è una scelta intelligente e strategica.

Esistono diverse opzioni quando si tratta di esternalizzare attività vitali delle risorse umane, ma quale esternalizzare e come? La maggior parte dei proprietari di piccole e medie imprese si rivolge a una delle tre opzioni per l'amministrazione delle risorse umane.

Il primo è SaaS, o Software as a Service.

Molto semplicemente, questa è una piattaforma software self-service per la gestione delle risorse umane. Ci sono molte scelte diverse quando si tratta di software di gestione delle risorse umane. La maggior parte utilizza quello che viene chiamato un database del sistema informativo delle risorse umane (o HRIS), che può archiviare alcuni dei componenti di base dei record dei dipendenti, con documentazione come anniversari e credenziali di formazione. C'è un software per tracciare e distribuire la retribuzione dei dipendenti per semplificare il processo di gestione delle paghe.

SaaS offre un ottimo supporto se sei esperto in contabilità, comprendi la rendicontazione fiscale e hai solo bisogno di una risorsa intuitiva per generare rendiconti finanziari e facilitare la tenuta dei registri. Ma è un approccio universale, con scarso potenziale di personalizzazione. Lo paragone all'utilizzo di un software di preparazione delle tasse piuttosto che all'assunzione di un CPA.

La tua prossima opzione è un'organizzazione di servizi amministrativi o ASO.

L'ASO fornisce in outsourcing servizi amministrativi e delle risorse umane come la gestione delle buste paga, delle tasse e delle assicurazioni. Le tasse sono archiviate con il tuo codice fiscale federale e rimani il datore di lavoro registrato per tutti i tuoi dipendenti. Ciò significa anche che sei responsabile dei rischi e delle responsabilità legate al lavoro. Il vantaggio dell'ASO è la possibilità di esternalizzare le attività amministrative in modo più personalizzato.

La terza opzione è quella che penso abbia più senso per i proprietari di piccole imprese, ed è la PEO, o Organizzazione per l'Impiego Professionale.

Mentre l'ASO offre un approccio à la carte ai servizi di supporto delle risorse umane, il PEO fornisce risorse complete e su vasta scala. La differenza deriva dal rapporto del PEO come co-datore di lavoro. In questo rapporto di co-impiego, tu sei il datore di lavoro di diritto comune per i tuoi dipendenti, mentre il PEO diventa il datore di lavoro legale.

Questi termini legali possono creare confusione, ma sono molto significativi quando si tratta della tua capacità di accedere a migliori pacchetti assicurativi e benefici per i tuoi dipendenti a tariffe molto più convenienti e per ridurre al minimo molte delle responsabilità e dei rischi legati all'occupazione che le piccole imprese tipicamente devono affrontare . Il PEO si assume la responsabilità e la responsabilità per i fattori legati all'occupazione come la gestione del rischio, la gestione delle risorse umane, le buste paga e la conformità alle imposte sui salari. Mantieni la responsabilità della supervisione e della gestione quotidiana del personale, le funzioni che ti consentiranno di fornire un servizio eccellente e di garantire che la tua attività funzioni in modo soddisfacente. Tu controlli come viene gestita la tua attività; il PEO gestisce le buste paga, i benefici e le retribuzioni dei lavoratori.

Questa competenza è vitale, ma il valore della PEO risiede anche nell'economia di scala. Diciamo che la tua azienda impiega 25 persone. Un PEO rispettabile servirà più clienti, il che significa che sono un co-datore di lavoro di centinaia o addirittura migliaia di dipendenti. Di conseguenza, hanno accesso a una gamma molto più ampia di assicurazioni sanitarie di gruppo, pensioni e piani di compensazione dei lavoratori, spesso disponibili a un costo molto inferiore a quello che potresti negoziare in modo indipendente.

L'amministrazione delle risorse umane non dovrebbe essere solo un'attività in più da gestire per il tuo team impegnato. I tuoi dipendenti contano. L'outsourcing della gestione delle risorse umane è una strategia intelligente per proteggere il bene più prezioso della tua azienda, le sue persone, mentre ti libera di concentrarti sulla crescita del tuo business.