Comprendere le negoziazioni automatizzate con i fornitori di Walmart

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ora utilizza l'intelligenza artificiale (AI) per acquistare merce. Troppo spesso, gli acquirenti aziendali non hanno il tempo di negoziare pienamente con tutti i possibili fornitori. Storicamente, questo ha lasciato sul tavolo opportunità non sfruttate sia per gli acquirenti che per i venditori desiderosi di far parte dell'assortimento Walmart.

Un team di esperti ha spiegato che spesso non è ottimale interagire con quelli che chiamano "fornitori di coda". Il costo dell'assunzione di più acquirenti umani per negoziare con loro supererebbe qualsiasi valore aggiuntivo. Tuttavia, se queste negoziazioni possono essere gestite con un impegno minimo in termini di tempo da parte dell'acquirente e si basano su termini di cookie cutter che hanno poche negoziazioni, possono trasformarsi in nuove opportunità commerciali redditizie che vale la pena perseguire.

Walmart ha risolto il problema utilizzando un software basato sull'intelligenza artificiale che includeva un'interfaccia basata su testo che negozia con i fornitori Walmart direttamente per conto di Walmart. Gli accordi seguono i termini del cookie cutter e spesso non sono negoziabili. Il concetto è stato sperimentato in Walmart Canada nel 2021 e il feedback del fornitore è stato utilizzato per migliorare il sistema.

Inizialmente Walmart ha iniziato a sperimentare questo nuovo strumento di gestione dei fornitori con i fornitori che fornivano "merci non per la rivendita". Si è quindi concentrato sui fornitori pre-approvati in modo che la necessità di convalidare nuovi fornitori non ritarderebbe l'inizio del progetto pilota.

Quel programma pilota iniziale coinvolgeva fornitori che vendevano "beni non destinati alla rivendita" come servizi di flotte, carrelli e altre attrezzature utilizzate nei negozi al dettaglio. Qui il management ha visto chiare opportunità per migliorare i termini di pagamento e ottenere ulteriori sconti. L'azienda è riuscita a raggiungere accordi con il 64% dei fornitori, ben al di sopra del target del 20% che si era prefissata. I risultati hanno mostrato un turnaround medio di 11 giorni e Walmart ha guadagnato, in media, l'1.5% in risparmi e un'estensione dei termini di pagamento a una media di 35 giorni.

Dopo il successo del progetto pilota sopra descritto, l'azienda si è mossa rapidamente. Walmart ha deciso di passare direttamente a un progetto pilota di produzione incentrato sugli obiettivi aziendali. Gli "imprenditori" di Walmart, persone responsabili dei budget e responsabili della gestione delle relazioni, hanno contribuito a creare casi d'uso e scenari di negoziazione. Gli acquirenti di Walmart hanno fornito un elenco di potenziali fornitori che (1) hanno condotto affari sufficienti per giustificare una negoziazione e (2) che avrebbero gradito la possibilità di negoziare in questo modo. Il team legale si è quindi assicurato che lo script di Chatbot utilizzato nelle negoziazioni e il contratto risultante fosse conforme agli standard e alla politica contrattuale di Walmart.

Secondo l'azienda, l'approvvigionamento automatizzato richiede la definizione precisa dei limiti di ciò che l'acquirente è disposto a concedere in cambio di ciò che desidera. Ad esempio: AI Chabot deve conoscere i compromessi specifici che l'acquirente è disposto a concedere, ad esempio, passando dal pagamento completo in 10 giorni dal ricevimento della fattura alla ricezione dei pagamenti 15, 20, 30, 45 o 60 giorni dopo il ricevimento della fattura in cambio di termini di risoluzione migliorati e l'opportunità per i fornitori di espandere la propria attività con Walmart.

Piloti di produzione di successo hanno aiutato Walmart a vendere la soluzione ad altre parti della sua attività. Dopo il progetto pilota in Canada, sono imminenti le implementazioni negli Stati Uniti, in Cile e in Sud Africa, oltre che in Messico, America centrale e Cina. Anche le categorie sono state ampliate.

Si può vedere la traiettoria emergere qui. Man mano che i termini e le condizioni diventano più algoritmici, l'uso di AI Chabot e altri strumenti di negoziazione significherà che un minor numero di fornitori e altre parti dei pool di spesa non saranno gestite. Altrettanto importante, i professionisti del procurement si concentreranno meno sulla negoziazione di accordi e più sulla costruzione di relazioni strategiche, affrontando le eccezioni e perseguendo continui miglioramenti.

Questo rapporto si basa su fatti pubblicati in un articolo dell'Harvard Business Review. È stato scritto da Remko Van Hoek, professore di gestione della catena di approvvigionamento presso il Sam M. Walton College of Business dell'Università dell'Arkansas insieme a Michael De Witt, Vicepresidente del sourcing strategico presso Walmart International, Mary Lacity, illustre professore e direttore del Blockchain Center of Excellence presso il Sam M. Walton College of Business dell'Università dell'Arkansas, e Travis Johnson, direttore senior delle soluzioni di abilitazione degli appalti presso Walmart International.

POST SCRITTO: La leadership di Walmart nello sviluppo di nuovi modi per avere un rapporto di lavoro reciprocamente produttivo con i suoi numerosi fornitori è un'ottima guida per il resto del settore. Ovviamente, è necessaria una supervisione legale per assicurarsi che vengano seguite le rigide regole di Walmart, ma il pensiero intraprendente alla base di questo apre nuove entusiasmanti possibilità che possono ridefinire le partnership acquirente-fornitore.