5 modi per assicurarsi che non lo faccia

Se la tua azienda non sta ancora utilizzando la tecnologia di sorveglianza per monitorare il tuo lavoro, probabilmente lo farà presto, secondo i dati. Ma il monitoraggio può erodere la fiducia e danneggiare culture aziendali già fragili e potrebbe non misurare nemmeno le cose giuste.

Indipendentemente dalle sfide, molte organizzazioni si stanno rivolgendo alla tecnologia di monitoraggio per misurare la produttività, in particolare con un numero maggiore di dipendenti che lavorano da casa. E questa tendenza sta diventando sempre più comune con tutti i tipi di lavoratori, anche quelli per i quali il monitoraggio può sembrare una forzatura. I cappellani che sono tenuti a un sistema a punti basato su quante volte si registrano con i pazienti o gli operatori sanitari il cui lavaggio delle mani è tracciato sono solo l'inizio. La prevalenza della tecnologia di sorveglianza, la riduzione del lavoro di persona e la pressione sui risultati aziendali sembrano aver creato una tempesta perfetta affinché il monitoraggio diventi la nuova norma.

Le conseguenze di queste capacità e sistemi, sia intenzionali che non, sono significative e la crescita della tecnologia di rilevamento avrà implicazioni di vasta portata per le nostre norme e sistemi sociali. La raccolta dei dati non è intrinsecamente negativa, è una questione di quanto le aziende siano trasparenti nella raccolta delle informazioni e delle scelte che fanno su come vengono utilizzati i dati.

Ampio uso della sorveglianza

Sono comuni un'ampia varietà di tracciabilità, dal tracciamento di e-mail, telefonate o sequenze di tasti al conteggio dei numeri di badge in ufficio. Il riconoscimento facciale e le registrazioni audio e video stanno diventando comuni. E i datori di lavoro sostengono di aver bisogno dei sistemi di tracciamento per monitorare la produttività, ma anche per garantire la conformità alle politiche o la protezione dei dati sensibili. Usano anche i dati per prendere decisioni aziendali o migliorare i processi.

Secondo uno studio di Top10VPN, la domanda globale di software per il monitoraggio dei dipendenti è aumentata del 78% a gennaio 2022, il più grande aumento degli ultimi anni, e la domanda è in costante aumento negli ultimi anni. Ricerca di Gartner scoperto che nei prossimi tre anni, il 70% delle grandi aziende utilizzerà un software di monitoraggio. Altro rapporto stimato 8 su 10 delle più grandi società private lo usano oggi.

Ma i lavoratori stanno resistendo, secondo uno studio di Mattina Consult che ha scoperto che circa la metà dei lavoratori della tecnologia avrebbe lasciato un lavoro o eviterebbe di accettare un nuovo lavoro se sapesse che si sta verificando il monitoraggio. Ulteriori ricerche di Gartner ha rilevato che il 10% dei dipendenti tenta di ingannare i sistemi di tracciamento per falsificare i propri dati o minarli.

Il problema della sorveglianza

Ci sono molti problemi con la sorveglianza, ma potrebbe anche essere un dato di fatto per il futuro e qualcosa a cui le persone dovranno abituarsi. In un mondo in cui i tuoi dati sono ovunque, i dispositivi ascoltano le tue parole, le telecamere monitorano il tuo viso e i sistemi GPS sanno dove ti trovi, il monitoraggio organizzativo onnipresente potrebbe essere inevitabile.

Ma come tante cose, non è il cosa, è il come. Se le aziende utilizzeranno la sorveglianza o il monitoraggio dei dipendenti, ci sono modi per renderlo meno dannoso per la cultura e mantenere la fiducia nel processo.

#1 – Sii aperto

Fidati di tutti i tipi di relazioni—con le persone o con le organizzazioni—si basa sull'apertura come punto di partenza fondamentale. Di conseguenza, se un'organizzazione utilizzerà un software di monitoraggio, è consigliabile informare le persone del monitoraggio. Anche se i dipendenti potrebbero non voler essere rintracciati, quando viene fatto all'insaputa dei dipendenti, può erodere la fiducia (ancora di più).

Le aziende possono bilanciare la necessità di sicurezza e privacy educando le persone sul motivo per cui stanno raccogliendo informazioni ed essendo il più trasparenti possibile. La fiducia e la cultura positiva vengono inoltre rafforzate fornendo più scelta e controllo, offrendo ai dipendenti l'opportunità di rinunciare alla raccolta dei dati quando è possibile. Fai sapere alle persone cosa viene monitorato e informa le persone su quando vengono monitorate e in quali condizioni.

Se il monitoraggio viene effettuato allo scopo di supportare i dipendenti o migliorare i processi, essere aperti al riguardo non dovrebbe essere una sfida. Ma se il monitoraggio si verifica come una strategia gotcha, in cui l'obiettivo è catturare le persone che si comportano male o punirle, le relazioni con i dipendenti e la cultura pagheranno prezzi alti.

# 2 – Sii reale

Le aziende sono anche sagge nel riconoscere i limiti dei sistemi di tracciamento. Potrebbero essere in grado di contare le sequenze di tasti, ma non monitorare la misura in cui un dipendente è un ottimo giocatore di squadra o il modo in cui un lavoratore contribuisce alla credibilità dell'azienda fornendo un servizio clienti eccezionale. La produttività è un quadro piccolo, mentre le prestazioni (che includono tutti i tipi di abilità meno quantificabili) sono il quadro più ampio.

E i sistemi di sorveglianza sono efficaci solo quanto le ipotesi che guidano gli algoritmi. Se un sistema sta monitorando la velocità di un dipendente nella lettura delle e-mail, potrebbe non tenere conto della necessità di prendere appunti o riflettere il contenuto dell'e-mail. Se un sistema misura l'efficacia della riunione contando il numero di livelli gerarchici (leader e loro leader) nella sessione, potrebbe non tenere conto di una cultura in cui i leader sono partecipativi o adeguatamente coinvolti. È difficile resistere all'appello a Platone, il filosofo classico che diceva che se le persone non capiscono i loro strumenti, sono destinate a diventare strumenti dei loro strumenti: l'antica saggezza di sicuro.

Anche i sistemi di tracciamento non sono all'altezza del lavoro svolto dai dipendenti quando non sono davanti al computer. Le ore che un lavoratore trascorre riflettendo su un problema offline, portando a una svolta. O il tempo che un dipendente dedica alla lettura aziendale o al networking che sono importanti per l'efficacia, ma non si riflettono nella velocità di input del laptop.

#3 – Sii chiaro

È anche utile essere chiari sul motivo per cui viene utilizzata la tecnologia di sorveglianza e comunicare le aspettative sulle prestazioni che ne derivano. Ad esempio, il monitoraggio viene utilizzato per monitorare la produttività o per proteggere le informazioni aziendali? Inoltre, come verrà utilizzato nelle revisioni delle prestazioni e nelle decisioni su retribuzione e promozione?

È anche importante chiarire gli elementi delle prestazioni che vanno oltre il monitoraggio. Oltre alle sequenze di tasti, come viene misurato il comportamento collaborativo? E come vengono attribuite nuove idee o innovazioni brillanti alle prestazioni di un dipendente? Far sapere alle persone non solo ciò che conta, ma ciò che conta è importante per motivarle sul tipo di lavoro che sarà più significativo e contribuire alla loro progressione di carriera.

#4 – Sii concentrato

Le aziende sono più efficaci quando le persone sono coinvolte, ispirate e responsabilizzate, quindi è fondamentale garantire che la tecnologia di sorveglianza offra vantaggi non solo alle organizzazioni, ma anche ai dipendenti. Parte della condizione umana è la reciprocità: quando le persone ricevono qualcosa, sono motivate a dare qualcosa in cambio. Prendi in considerazione il monitoraggio del fitness in cui le persone forniscono liberamente i loro dati più personali alle aziende perché ottengono in cambio qualcosa di significativo: dati sulla loro salute che trovano utili.

Utilizzando la sorveglianza dei dipendenti, concentrati su come i dipendenti possono ricavare valore. In che modo il monitoraggio del calendario può aiutare i dipendenti a prendersi più tempo libero? In che modo il monitoraggio delle e-mail potrebbe comportare ricompense o bonus? E in che modo i dati dello scorrimento del badge possono aiutare le persone a trovare amici in ufficio o pianificare l'evento della community nel giorno in cui la maggior parte delle persone è in ufficio?

#5 – Sii umano

Quando le organizzazioni utilizzano il monitoraggio, è anche fondamentale sviluppare leader in grado di utilizzare i dati in modi costruttivi. Se i dati vengono utilizzati per microgestire o minacciare, creeranno sicuramente atmosfere in cui le persone sono diffidenti e in cui mancheranno di motivazione o coinvolgimento. L'alternativa è dare alle persone il maggior controllo possibile sul proprio lavoro e sui propri dati e dare loro un accesso aperto ai dati.

Inoltre, i dati dovrebbero essere parte delle conversazioni in corso non solo su ciò che viene conteggiato, ma anche sulle prestazioni complessive del dipendente, incluso il modo in cui il suo lavoro contribuisce al quadro generale, dove si trova e dove vorrebbe svilupparsi.

Nel peggiore dei casi, la sorveglianza può disumanizzare e allontanare le persone, poiché i rapporti e i fogli di calcolo hanno la priorità rispetto alle relazioni. Ma l'opposto è meglio per il coinvolgimento: persone che si sentono apprezzate, rispettate e supportate nel loro lavoro.

In Sum

Se le aziende terranno traccia dei dipendenti, la cultura e le relazioni generali faranno o interromperanno il processo. Per le organizzazioni, l'ideale sono culture costruttive e produttive in cui le persone vogliono lavorare, dare uno sforzo discrezionale e contribuire con le loro migliori capacità.

Le migliori culture sono trasparenti: la condivisione aperta in modo che i dipendenti possano prendere le decisioni più informate. Favoriscono l'innovazione promuovendo un'appropriata assunzione di rischi e incoraggiano i dipendenti a condividere ed esplorare. I modi in cui le aziende raccolgono, tracciano e monitorano le informazioni inviano messaggi importanti ai dipendenti su valore e fiducia.

Quando le organizzazioni apprezzano i dipendenti, creano culture di apertura e rispetto e ritengono i leader responsabili di una gestione efficace, ciò contribuisce notevolmente all'accettazione della sorveglianza da parte delle persone come sistema a supporto del lavoro, piuttosto che strumento per manipolare, controllare o rimuovere la qualità della vita. In definitiva, le aziende devono fare ciò che è giusto, non solo ciò che è possibile, utilizzando i propri valori come guida.